Créer votre agent IA

• Tout membre du compte de votre clinique peut créer un agent IA.
• Pensez au rôle principal de l’agent : répondre aux questions des patients, prendre des rendez-vous ou appeler les patients pour un rappel. Vous choisissez un point de départ selon ce rôle.
• Un nouvel agent ne répond à aucun appel tant que vous ne le reliez pas à un numéro de téléphone. Vous pouvez prendre le temps de le configurer et de l’essayer avant.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Agents IA (Voice Agents si votre tableau de bord s’affiche en anglais).
2. En haut de la liste Mes agents, cliquez sur + Agent. Si un partenaire a configuré votre clinique, + Agent propose Créer depuis l’assistant, une configuration guidée préparée par votre partenaire, et Créer à partir de zéro, qui ouvre la fenêtre décrite ici.
3. La fenêtre Créez votre agent vocal s’ouvre. À côté de Langue de l’agent, choisissez la langue de vos patients. Consultez « Quelle langue choisir » plus bas.
4. Cliquez sur le point de départ le plus proche du rôle de l’agent. Consultez « Quel point de départ choisir » plus bas. Une bande verte Sélectionné s’affiche dessus.
5. Cliquez sur Créer l’agent. L’agent est créé tout de suite. Il apparaît dans Mes agents avec le prénom affiché sur la carte, par exemple Mia, et ses paramètres s’ouvrent à droite.
6. Dans l’onglet Agent, sous Comment s’appelle votre agent vocal ?, tapez un nom que votre équipe reconnaîtra, par exemple « Ligne principale » ou « Appels de rappel ». Utilisez 40 caractères ou moins.
7. Cliquez sur Enregistrer les paramètres, en bas à droite. Rien de ce que vous changez sur cet écran n’est gardé tant que vous ne cliquez pas sur ce bouton.

Le nom que vous tapez sert à votre équipe. Il s’affiche dans votre liste d’agents et dans la colonne Agent de la liste des appels. Les patients ne l’entendent pas : l’agent se présente avec le nom écrit dans son message d’accueil et dans ses instructions.

• Anglais ou Français : l’agent écoute et parle seulement dans cette langue.
• Multilingue EN → FR : l’agent commence en anglais et passe au français si le patient parle français ou le demande.
• Multilingue FR → EN : l’agent commence en français et passe à l’anglais de la même façon.

Vous pourrez changer la langue et la voix plus tard. Consultez Choisir une voix et une langue.

Chaque carte affiche un prénom, par exemple Mia, et une courte description. Le point de départ remplit le message d’accueil et les instructions de l’agent pour ce rôle.

• Support client (Amy) : répond aux questions générales, comme vos heures, votre adresse, le stationnement et vos services. Il ne prend pas de rendez-vous.
• Rendez-vous et réservation (Mia) : aide les patients à prendre, déplacer, confirmer ou annuler un rendez-vous. Pour réserver dans l’horaire de votre clinique, votre équipe informatique doit d’abord relier l’agent à votre logiciel de rendez-vous (voir Connecter le logiciel de votre clinique).
• Rappels et suivis (Emma) : appelle les patients avant leur rendez-vous. Utilisez-le pour les campagnes d’appels de rappel et de suivi.
• Orientation et routage intelligent des appels (Celine) : trouve ce dont l’appelant a besoin et dirige l’appel vers la bonne personne. Pour transférer des appels, l’agent a besoin d’une action de transfert d’appel. Consultez Transférer les appels à la réception ou à un collègue.
• Capture de commentaires (Sophie) : appelle les patients après une visite pour leur poser quelques courtes questions.
• Commencer de zéro (Laurent en français, Owen en anglais) : un agent presque vide. Vous écrivez vous-même toutes ses instructions.

Tous les points de départ, sauf Commencer de zéro, sont écrits pour une clinique fictive, comme le « Centre de santé AlloMia », avec des médecins, une adresse, des heures, des assureurs et des frais inventés. Les patients les entendront si vous les laissez.

1. Cliquez sur l’onglet Contexte et lisez les instructions de l’agent du début à la fin. Remplacez le nom de la clinique d’exemple, ses médecins, son adresse, ses heures, ses services et ses frais par les vôtres, ou retirez-les. Consultez Rédiger les instructions de votre agent IA.
2. Retirez toute phrase qui offre de prendre un message vocal ou un message. Votre agent IA ne peut pas prendre de messages.
3. Cliquez sur l’onglet Conversation. Changez le nom de la clinique dans le Message d’accueil et dans le Message de fin. Consultez Changer la façon dont votre agent IA répond au téléphone.
4. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Si vous ne voyez pas l’onglet Contexte, c’est un partenaire qui gère les instructions de votre agent. Demandez-lui de faire ces changements.

Votre agent existe, mais il ne répond pas encore aux appels. Suivez ces étapes dans l’ordre :

1. Rédigez ses instructions : qui il est, ce qu’il fait et ce qu’il ne doit jamais faire. Consultez Rédiger les instructions de votre agent IA.
2. Choisissez sa voix. Consultez Choisir une voix et une langue.
3. Vérifiez son message d’accueil, la première chose que les patients entendent. Consultez Changer la façon dont votre agent IA répond au téléphone.
4. Activez ce qu’il peut faire pendant un appel, comme lire les documents de la clinique ou transférer les appels à la réception. Consultez Activer ou désactiver les actions de votre agent IA et Permettre à votre agent IA de lire les documents de la clinique.
5. Essayez-le vous-même avec Parler avec l’agent. Consultez Essayer votre agent IA vous-même.
6. Quand il vous convient, reliez-le au numéro de téléphone de votre clinique. Consultez Choisir quel agent IA répond à un numéro.

• Le bouton Créer l’agent est gris : cliquez d’abord sur un point de départ.
• Vos changements ont disparu : vous avez quitté l’agent ou la page avant de cliquer sur Enregistrer les paramètres. L’écran ne vous avertit pas. Refaites les changements et enregistrez.
• L’agent nomme encore le « Centre de santé AlloMia » : vérifiez les instructions dans l’onglet Contexte et les deux messages dans l’onglet Conversation, puis enregistrez et faites un nouvel essai.
• Vous avez créé un agent par erreur : supprimez-le. Consultez Copier ou supprimer un agent IA.