Choisir quel agent IA répond à un numéro

Configurez d’abord votre agent IA et essayez-le vous-même. Consultez Créer votre agent IA et Essayer votre agent IA vous-même. Si vous voulez que plusieurs agents IA se partagent les appels d’un numéro, créez d’abord une équipe. Consultez Utiliser plusieurs agents IA ensemble (Équipes).

Pour choisir un agent IA pour un numéro, votre clinique doit avoir un abonnement actif.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Numéros de téléphone. L’onglet Numéros de téléphone affiche les numéros de votre clinique. La colonne Assignation indique qui répond à chacun, ou Non assigné si personne n’y répond.
2. Au bout de la ligne du numéro, cliquez sur les trois points (⋮), puis sur Assignation (Assignment si votre tableau de bord s’affiche en anglais). La fenêtre Assignation d’appel s’ouvre.
3. Sous Sélectionner un agent ou une équipe, cliquez sur la liste. Vos agents IA s’affichent sous Assistants et vos équipes sous Équipes. Vous pouvez taper un nom pour le trouver.
4. Cliquez sur l’agent IA ou l’équipe qui doit répondre à ce numéro.
5. Cliquez sur Assigner. Si le numéro avait déjà un agent IA, le bouton affiche Réassigner. Votre choix s’applique dès l’appel suivant.

Un numéro va à un seul agent IA ou à une seule équipe à la fois. Un même agent IA peut répondre à plusieurs numéros. Si vous choisissez une équipe, le premier agent de l’équipe répond et peut passer l’appel aux autres. Un numéro va toujours au même agent IA, à toute heure de la journée.

1. Au bout de la ligne du numéro, cliquez sur les trois points (⋮), puis sur Assignation.
2. Dans la fenêtre Assignation d’appel, cliquez sur Désassigner.

Les appels à un numéro sans agent IA restent sans réponse : l’appel se termine aussitôt. Pour passer un numéro à un autre agent, inutile de le désassigner d’abord. Choisissez le nouvel agent et cliquez sur Réassigner.

Une étiquette est un nom court pour un numéro, comme « Ligne principale », « Après les heures » ou « Ligne en anglais ». Elle s’affiche dans la colonne Étiquette, pour que tout le monde sache quel numéro est lequel.

1. Au bout de la ligne du numéro, cliquez sur les trois points (⋮), puis sur Ajouter une étiquette. Si le numéro a déjà une étiquette, le menu affiche Mettre à jour l’étiquette.
2. Tapez l’étiquette sous Nom.
3. Cliquez sur Enregistrer.

• Une ligne principale et une ligne après les heures : donnez votre numéro principal à votre agent IA de jour. Donnez un deuxième numéro à un agent IA dont les instructions couvrent les besoins après les heures, par exemple « Pour un besoin urgent, appelez le 811 ou rendez-vous à l’urgence la plus proche. » Donnez-leur les étiquettes « Ligne principale » et « Après les heures ». Chaque numéro garde le même agent, de jour comme de nuit.
• Une ligne en français et une ligne en anglais : donnez un numéro à un agent IA qui parle français et un autre à un agent qui parle anglais. Donnez-leur les étiquettes « Français » et « English ». Un même agent IA peut aussi parler les deux langues. Consultez Choisir une voix et une langue.

• Libérer un numéro : inutile de le désassigner d’abord. Libérer le numéro retire son agent IA pour vous. Consultez Obtenir un nouveau numéro de téléphone pour votre clinique.
• Supprimer un agent IA : donnez d’abord ses numéros à un autre agent IA. Supprimer un agent ne libère pas ses numéros. Leurs appels restent sans réponse tant que vous ne choisissez pas un nouvel agent, même si la colonne Assignation affiche encore le nom de l’ancien agent.

1. Appelez le numéro avec un téléphone, par exemple votre cellulaire.
2. Vérifiez que l’agent IA choisi répond, puis raccrochez.
3. Dans le menu, cliquez sur Journal d’appels. Votre appel affiche le type Entrant et, dans la colonne Agent, l’agent IA ou l’équipe choisie.

• Assignation est en gris dans le menu : pointez cette option avec votre souris pour voir pourquoi. « Un abonnement actif est requis pour assigner des numéros de téléphone aux agents » veut dire que votre clinique a besoin d’un abonnement actif. « Ce numéro de téléphone est inactif et ne peut pas être assigné » veut dire que le numéro est désactivé, en général parce que son paiement n’a pas fonctionné. Écrivez à support@medfarsolutions.com.
• L’agent IA voulu n’est pas dans la liste : l’agent qui répond déjà au numéro ne s’affiche pas dans la liste. Si vous venez de créer l’agent, rechargez la page et réessayez.
• Assigner reste en gris : choisissez d’abord un agent IA ou une équipe dans la liste.
• Le mauvais agent IA répond : vérifiez la colonne Assignation de ce numéro. Si le numéro va à une équipe, c’est le premier agent de l’équipe qui répond.