S’assurer que chaque appel reçoit une réponse

Quand un patient appelle un de vos numéros, AlloMia vérifie quel agent IA ou quelle équipe vous avez choisi pour ce numéro, et cet agent répond. Si vous avez choisi une équipe, le premier agent de l’équipe répond et peut passer l’appel aux autres. Un numéro va toujours au même agent IA, à toute heure de la journée. Pour le choisir ou le changer, consultez Choisir quel agent IA répond à un numéro.

Si aucun agent IA ni aucune équipe n’est choisi pour un numéro, AlloMia refuse l’appel. Personne ne répond : l’appel se termine aussitôt, et le patient n’entend aucun message.

C’est la même chose si l’agent IA qui répondait au numéro a été supprimé, ou si le numéro est désactivé (voir plus bas).

Vous voyez quand même ces appels dans Journal d’appels (Call Logs & Analytics si votre tableau de bord s’affiche en anglais), avec N/A dans la colonne Agent. Cliquez sur l’appel : sa Raison de fin est Numéro non assigné. Consultez Écouter un appel et lire son résumé.

1. Chaque numéro a un agent IA. Dans Numéros de téléphone, vérifiez la colonne Assignation. Un numéro que vous utilisez ne doit jamais afficher Non assigné.
2. Chaque agent IA est enregistré et testé. Dans Agents IA, ouvrez l’agent, cliquez sur Enregistrer les paramètres, puis sur Parler avec l’agent. Posez les questions que les patients posent souvent, comme vos heures ou où se stationner. Consultez Essayer votre agent IA vous-même.
3. L’agent peut transférer les appels à votre personnel. Dans l’onglet Outils et actions de l’agent, vérifiez que l’interrupteur est activé pour l’action qui transfère les appels à la réception, puis cliquez sur Enregistrer les paramètres. Consultez Transférer les appels à la réception ou à un collègue.
4. Chaque numéro répond. Appelez chaque numéro avec un téléphone, par exemple votre cellulaire. Vérifiez que le bon agent IA répond, puis demandez à parler à une personne et vérifiez que l’appel arrive à la réception. Parler avec l’agent ne permet pas de tester cette partie.
5. Vos appels d’essai s’affichent dans votre liste d’appels. Dans Journal d’appels, trouvez vos appels d’essai. Chacun affiche le type Entrant et le nom de l’agent IA ou de l’équipe qui a répondu.

Chaque numéro acheté a son propre paiement mensuel. Si un paiement pour un numéro ne passe pas, AlloMia désactive ce numéro. Les appels à ce numéro restent sans réponse, et vous ne pouvez pas lui choisir d’agent IA. Dans la liste Numéros de téléphone, sa colonne Assignation est vide. Écrivez à support@medfarsolutions.com pour le remettre en service.

• Personne ne répond quand vous appelez un numéro : ouvrez l’appel dans Journal d’appels. Si sa Raison de fin est Numéro non assigné, choisissez un agent IA pour le numéro. Si la colonne Assignation affiche déjà un agent, cet agent a peut-être été supprimé : choisissez-en un autre.
• Le mauvais agent IA répond : vérifiez la colonne Assignation de ce numéro. Si le numéro va à une équipe, c’est le premier agent de l’équipe qui répond.
• L’agent ne transfère pas votre appel à une personne : vérifiez que l’action est activée pour l’agent qui a répondu et que vous avez cliqué sur Enregistrer les paramètres. Consultez Transférer les appels à la réception ou à un collègue.