Rédiger des documents que votre agent IA utilise bien

1. Un sujet par document. Faites un document pour le stationnement et l’itinéraire, un autre pour quoi apporter à une première visite et un autre pour vos services. Évitez un seul long document qui parle de tout.
2. Un titre clair pour chaque sujet. Commencez chaque partie par un court titre, comme Stationnement, Transport en commun ou Accès en fauteuil roulant. Utilisez les mots des patients : « Où se stationner » vaut mieux que « Logistique du site ».
3. Des phrases courtes. Écrivez comme vous répondriez au téléphone. Par exemple : « Le stationnement gratuit est derrière l’édifice. Entrez par la rue des Érables. »
4. Les dates au complet, avec l’année. Écrivez « Fermé le jeudi 24 décembre 2026 », et non « fermé jeudi » ou « fermé la semaine prochaine ». Votre agent IA ne connaît pas forcément la date du jour : des mots comme « demain » ou « la semaine prochaine » peuvent l’amener au mauvais jour.
5. Pas deux documents qui se contredisent. Si un document dit que la clinique ferme à 17 h et un autre à 18 h, l’agent peut donner l’une ou l’autre réponse. Gardez chaque information à un seul endroit.
6. Retirez les documents périmés. Par exemple, les heures des Fêtes de l’an dernier. Demandez à votre gestionnaire de retirer l’ancien document de votre agent IA, puis supprimez-le. Consultez Trouver, renommer et supprimer des documents.
7. Mettez les documents à jour quand ça change. Quand vos heures ou vos services changent, remplacez le document tout de suite. Consultez Remplacer un document par une version plus récente.

Pour les fermetures pendant les congés, consultez aussi Mettre à jour les heures, les fermetures et les congés.

Votre agent IA lit seulement le texte d’un document. Il ne peut pas lire les images, comme un plan, un logo ou une page numérisée. Décrivez plutôt avec des mots, par exemple : « Nous sommes au 2e étage. Prenez l’ascenseur à votre gauche. »

Pour vérifier un document, ouvrez son menu (⋮) dans la page Base de connaissances et cliquez sur Aperçu. Si vous ne voyez pas votre texte, l’agent ne peut pas le lire non plus.

• Les renseignements sur les patients. Votre agent IA peut se servir du contenu d’un document avec n’importe quel appelant. Ne mettez jamais le nom, le numéro de téléphone ou des renseignements de santé d’un patient dans un document de la clinique.
• La façon dont l’agent doit se comporter. Par exemple, comment accueillir l’appelant ou quand passer l’appel à une personne. Ça va dans les instructions de l’agent. Parlez-en à votre gestionnaire.

Une fois le document lié par votre gestionnaire, essayez votre agent IA : posez la question qu’un patient poserait. Consultez Essayer votre agent IA vous-même. Si la réponse est fausse, consultez Quand votre agent IA donne une mauvaise réponse.