Mettre à jour les heures, les fermetures et les congés

Vous ne changez pas les heures vous-même : c’est votre gestionnaire qui s’en occupe. Si AlloMia gère l’agent IA de votre clinique, écrivez plutôt à support@allomia.com.

Votre agent IA ne connaît pas toujours la date du jour. Si un avis dit « fermé demain » ou « fermé vendredi prochain », l’agent peut se tromper de jour. Donnez toujours les dates au complet, avec le jour de la semaine et l’année.

1. Dès que vous apprenez un congé, une fermeture ou de nouvelles heures, écrivez à votre gestionnaire. Si AlloMia gère l’agent IA de votre clinique, écrivez à support@allomia.com.
2. Donnez les dates au complet, avec le jour de la semaine et l’année. Par exemple : « La clinique est fermée du jeudi 24 décembre au dimanche 27 décembre 2026. »
3. Si la clinique ouvre moins longtemps certains jours, donnez les heures de chacun de ces jours. Par exemple : « Mercredi 23 décembre 2026 : ouvert de 8 h à midi. »
4. Dites ce que l’agent doit dire aux patients pendant la fermeture. Par exemple, le jour de la réouverture, une autre clinique à appeler ou « Pour un besoin urgent, appelez le 811 ou rendez-vous à l’urgence la plus proche. » C’est votre clinique qui décide ce que l’agent dit.
5. Dites quand l’agent doit arrêter de le dire, en général le jour de la réouverture. L’avis doit être retiré après la fermeture, sinon l’agent continuera de dire aux patients que vous êtes fermés.
6. Si votre clinique a plus d’une ligne téléphonique ou plus d’un agent IA, précisez lequel changer. Vous voyez le nom de chaque agent dans la colonne Agent de la liste des appels.
7. Quand votre gestionnaire vous confirme que c’est fait, essayez vous-même votre agent IA pour vérifier. Suivez les étapes plus bas.

Copiez ce message, puis changez les dates et les mots selon votre clinique.

Bonjour,

Pouvez-vous mettre à jour notre agent IA pour les Fêtes?

• Agent : celui qui répond à notre ligne principale.
• Heures réduites : le mercredi 23 décembre 2026, ouvert de 8 h à midi.
• Fermeture : du jeudi 24 décembre au dimanche 27 décembre 2026.
• Ce que l’agent doit dire aux patients : « La clinique est fermée du jeudi 24 décembre au dimanche 27 décembre 2026. Nous rouvrons le lundi 28 décembre 2026 à 8 h. Pour un besoin urgent, appelez le 811 ou rendez-vous à l’urgence la plus proche. »
• Arrêter de le dire : le lundi 28 décembre 2026, à la réouverture.

Merci!

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Agents IA (Voice Agents si votre tableau de bord s’affiche en anglais).
2. Dans la liste des agents, cliquez sur l’agent IA de votre clinique. Ses paramètres s’ouvrent à droite.
3. En bas à droite, cliquez sur Parler avec l’agent. Un appel d’essai commence avec le micro de votre ordinateur. Si votre navigateur demande d’utiliser le micro, acceptez.
4. Posez une question sur une date précise, pas sur « aujourd’hui » ou « demain ». Par exemple : « Êtes-vous ouverts le 26 décembre? » et « Quelles sont vos heures le mercredi 23 décembre? »
5. Vérifiez que chaque réponse correspond à ce que vous avez envoyé. Demandez aussi pour un jour normal après la fermeture, par exemple : « Êtes-vous ouverts le lundi 28 décembre? »
6. Quand vous avez terminé, cliquez sur Terminer l’appel. Si une réponse est fausse, dites à votre gestionnaire ce que vous avez demandé et ce que l’agent a répondu.

Pour cette vérification, utilisez Parler avec l’agent plutôt que Chat : c’est ce qui se rapproche le plus de ce que les patients entendent. Votre appel d’essai apparaît dans la liste des appels avec le type Web. Ce n’est pas un appel de patient. Pour en savoir plus, consultez Essayer votre agent IA vous-même.

1. Trouvez l’appel. Consultez Trouver un appel.
2. Notez sa date et son heure, dans la colonne Date.
3. Donnez à votre gestionnaire la date et l’heure de l’appel et ce que l’agent a dit, pour qu’il puisse vérifier l’avis.
4. Si le patient a besoin de la bonne information, rappelez-le. Consultez Faire un suivi auprès d’un patient après un appel.

• L’agent parle encore de la fermeture après la réouverture : l’avis est toujours là. Demandez à votre gestionnaire de le retirer.
• L’agent se trompe de jour de la semaine, ou de date pour « demain » : demandez à votre gestionnaire de vérifier que l’avis donne chaque date au complet, avec le jour de la semaine et l’année.
• Le bouton Parler avec l’agent est gris et vous ne pouvez pas cliquer dessus : placez votre souris dessus pour voir pourquoi, puis prévenez votre gestionnaire.