Donner à votre agent IA l’information de votre clinique

Les documents de la clinique contiennent l’information que les patients demandent souvent au téléphone. Par exemple :

• les services offerts par votre clinique
• vos heures d’ouverture
• le stationnement et l’itinéraire pour se rendre à la clinique
• quoi apporter à une première visite, comme la carte d’assurance maladie et la liste des médicaments
• les formulaires à remplir et où les trouver

Pendant un appel, quand un patient pose une question, votre agent IA cherche la réponse dans les documents qui lui sont liés. Par exemple, un patient demande « Où est-ce que je peux me stationner? » L’agent trouve l’information sur le stationnement et répond dans ses propres mots.

Dans le menu de gauche, cliquez sur Base de connaissances (Knowledge Base). Cette page regroupe les documents de votre clinique. Elle a deux onglets :

• Base de connaissances : la liste des documents de votre clinique.
• Importer un document : pour ajouter un nouveau document.

• Les documents Word (.docx), les fichiers texte (.txt) et les fichiers Markdown (.md).
• Jusqu’à 10 Mo par fichier.
• Les fichiers PDF ne fonctionnent pas. Ouvrez le PDF dans Word, puis enregistrez-le comme document Word (.docx).
• Votre agent IA lit seulement le texte. Il ne peut pas lire les images, comme un plan ou une page numérisée : décrivez donc l’itinéraire avec des mots.

1. Écrivez l’information dans un document, un sujet par document. Consultez Rédiger des documents que votre agent IA utilise bien.
2. Ajoutez le document dans la page Base de connaissances. Consultez Ajouter un document de la clinique.
3. Attendez qu’il soit prêt : le fichier affiche Terminé et aucun message jaune n’apparaît.
4. Demandez à votre gestionnaire de lier le document à votre agent IA. D’ici là, l’agent ne peut pas s’en servir.
5. Essayez votre agent IA : posez-lui la question qu’un patient poserait. Consultez Essayer votre agent IA vous-même.

Quand quelque chose change, comme un nouveau service, remplacez le document par une version plus récente. Consultez Remplacer un document par une version plus récente. Pour trouver, renommer ou retirer un document, consultez Trouver, renommer et supprimer des documents.

L’information que les patients demandent va dans les documents de la clinique : vos services, vos heures, le stationnement, quoi apporter. La façon dont l’agent doit se comporter va dans les instructions de l’agent : comment il accueille l’appelant, ce qu’il demande avant de prendre un rendez-vous et quand il passe l’appel à une personne. C’est votre gestionnaire qui s’occupe des instructions de l’agent.

• L’agent ne connaît pas une information qui est dans un document : demandez à votre gestionnaire de vérifier que le document est lié à votre agent IA. Consultez Quand votre agent IA donne une mauvaise réponse.
• L’agent donne une information périmée : un ancien document est peut-être encore lié. Consultez Remplacer un document par une version plus récente.