Remplacer un document par une version plus récente
Vous ne pouvez pas changer le texte d’un document une fois qu’il est ajouté. Quand quelque chose change, comme la liste des services de votre clinique, vous ajoutez la nouvelle version, votre gestionnaire fait passer votre agent IA à cette version, puis vous supprimez l’ancienne.
Dernière mise à jour: 7 octobre 2026
Dans cet article
Avant de commencer
- Faites les changements dans votre propre copie du fichier, par exemple dans Word. Si vous n’avez pas le fichier, ouvrez le menu (⋮) du document dans la page Base de connaissances et cliquez sur Télécharger.
- Donnez au nouveau fichier un autre nom que l’ancien, par exemple Services octobre 2026.docx. Le nom du fichier devient le titre dans la liste : vous pourrez ainsi distinguer les deux versions.
- Si le changement commence à une date précise, écrivez-la dans le document, par exemple « À partir du lundi 2 novembre 2026, nous offrons la vaccination contre la grippe. »
Remplacer le document
- Ajoutez la nouvelle version : dans le menu de gauche, cliquez sur Base de connaissances (Knowledge Base), puis sur l’onglet Importer un document, puis sur Choisir des fichiers. Consultez Ajouter un document de la clinique.
- Attendez que le fichier affiche Terminé, sans message jaune en haut à droite. Il est alors prêt.
- Demandez à votre gestionnaire de lier la nouvelle version à votre agent IA à la place de l’ancienne. Donnez-lui les deux titres, par exemple : « Merci de remplacer Services 2025 par Services octobre 2026. »
- Attendez que votre gestionnaire confirme que c’est fait. D’ici là, votre agent IA continue d’utiliser l’ancienne version.
- Supprimez l’ancienne version : dans l’onglet Base de connaissances, cliquez sur les trois points (⋮) de sa ligne, puis sur Supprimer, et confirmez avec Supprimer.
- Essayez votre agent IA : posez une question sur le changement, comme un nouveau service. Consultez Essayer votre agent IA vous-même.
Ce que le patient entend
Les appels qui commencent après le changement fait par votre gestionnaire reçoivent les réponses de la nouvelle version. Avant, les patients entendent l’ancienne information.
Pourquoi cet ordre
Ne supprimez pas l’ancienne version en premier. Si un document est supprimé alors qu’il est encore lié, votre agent IA pourrait continuer à s’en servir. Et votre gestionnaire peut lier la nouvelle version seulement quand elle est prête.
En cas de problème
- L’agent donne encore l’ancienne information : vérifiez avec votre gestionnaire que l’ancienne version a bien été retirée de votre agent IA, et pas seulement la nouvelle ajoutée. Si les deux sont liées, l’agent peut donner l’une ou l’autre réponse.
- Vous avez supprimé l’ancienne version trop tôt : prévenez tout de suite votre gestionnaire. Si l’agent donne encore l’ancienne information, écrivez à support@medfarsolutions.com.
- Votre gestionnaire ne trouve pas la nouvelle version : demandez-lui de recharger la page. Si elle n’y est toujours pas, elle n’est pas prête. Supprimez-la et ajoutez-la de nouveau.