Envoyer un texto à un patient pendant un appel

Les personnes qui ont le rôle Utilisateur ou Propriétaire dans le compte de votre clinique peuvent configurer cette action. Il vous faut :

• Un numéro de téléphone que votre clinique a acheté dans AlloMia. Le texto part de ce numéro. Un numéro qui reste chez une autre compagnie de téléphone ne peut pas envoyer de textos. Consultez Obtenir un nouveau numéro de téléphone pour votre clinique.
• L’information exacte à envoyer, comme votre adresse complète, l’endroit où se stationner ou le lien de votre page de rendez-vous.

Bon à savoir :

• Votre agent IA écrit le texto lui-même, à partir de votre description. Il ne copie pas un texte fixe : vérifiez donc le texte pendant un essai.
• L’agent a besoin du numéro de cellulaire du patient. Dans votre description, dites-lui de demander le numéro et de le répéter.
• Si un patient répond au texto, vous ne verrez pas sa réponse dans AlloMia.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Outils et actions (Tools & Actions si votre tableau de bord s’affiche en anglais), puis sur SMS.
2. Cliquez sur + SMS. Si votre clinique n’en a pas encore, un nouveau texto vide est déjà ouvert.
3. Dans Nom, tapez un nom court, sans espaces ni accents, par exemple envoyer-adresse. Vous pouvez utiliser des lettres, des chiffres, des traits d’union, des points et des traits de soulignement.
4. Dans Description, dites quand envoyer le texto et ce qu’il doit dire, mot pour mot. L’écran indique que cette boîte est optionnelle, mais votre agent IA la lit pour savoir quand envoyer le texto et quoi écrire. Voyez les exemples plus bas.
5. Dans Numéro de téléphone, choisissez le numéro de la clinique d’où part le texto.
6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres, en bas à droite.

L’onglet Messages n’est pas le texto. Il sert à ajouter de courtes phrases que votre agent IA dit à voix haute pendant l’envoi, comme « Un instant, s’il vous plaît. » Vous pouvez le laisser vide.

Adresse et stationnement

« Quand le patient demande notre adresse, le chemin ou le stationnement, lui proposer de les lui envoyer par texto. Demander son numéro de cellulaire et le répéter. Envoyer ce texto : Clinique des Érables, 123, rue Principale, Laval. Stationnement gratuit derrière l’immeuble. Entrée sur la rue des Pins. »

Lien pour prendre rendez-vous en ligne

« Quand le patient veut prendre rendez-vous en ligne, lui proposer de lui envoyer le lien par texto. Demander son numéro de cellulaire et le répéter. Envoyer ce texto : Prenez rendez-vous en ligne au [lien de votre page de rendez-vous]. Merci de ne pas répondre à ce texto. Pour nous joindre, appelez la clinique. »

Remplacez les exemples par votre vraie adresse ou votre vrai lien. Pour deux textos différents, créez deux actions d’envoi de texto, chacune avec sa propre description.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Agents IA, puis sur votre agent IA dans la liste Mes agents.
2. Cliquez sur l’onglet Outils et actions.
3. Trouvez votre action : elle porte l’étiquette SMS. Activez son interrupteur.
4. Cliquez sur Enregistrer les paramètres, en bas à droite.

Consultez Activer ou désactiver les actions de votre agent IA.

Quand un patient demande quelque chose qui correspond à votre description, votre agent IA la suit : par exemple, il demande le numéro de cellulaire du patient, le répète et envoie le texto. Le texto arrive du numéro de la clinique que vous avez choisi. L’agent sait si le texto n’a pas pu partir, et peut le dire au patient.

Dans le Journal d’appels, ouvrez l’appel. Dans la transcription écrite de l’appel, une ligne Appel d’outil affiche le nom de votre action : cliquez dessus pour voir le numéro et le texte envoyé. La ligne Résultat d’outil qui suit a un crochet vert si le texto est parti, ou un X rouge s’il a échoué. Consultez Écouter un appel et lire son résumé.

Vous pouvez essayer un texto depuis votre navigateur avec Parler avec l’agent. Le texto est vraiment envoyé, au numéro que vous donnez.

1. Dans l’écran de l’agent, cliquez sur Parler avec l’agent, en bas à droite. Si votre navigateur demande d’utiliser le micro, acceptez.
2. Posez une question à laquelle le texto répond, par exemple : « Où est-ce que je peux me stationner? »
3. Quand l’agent demande un numéro, donnez votre propre numéro de cellulaire.
4. Vérifiez votre téléphone : le texto doit venir du numéro de votre clinique. Lisez-le attentivement.
5. Cliquez sur Terminer l’appel.

Vous pouvez aussi appeler le numéro de votre clinique avec votre cellulaire et faire la même chose.

• Aucun texto n’arrive : ouvrez l’appel dans le Journal d’appels. Si la ligne Résultat d’outil a un X rouge, vérifiez le Numéro de téléphone choisi sur la page SMS : ce doit être un numéro que votre clinique a acheté dans AlloMia. Si elle a un crochet vert, cliquez sur la ligne Appel d’outil et vérifiez le numéro où le texto est parti.
• L’agent ne propose jamais le texto : vérifiez que l’interrupteur de l’action est activé pour cet agent et que vous avez cliqué sur Enregistrer les paramètres. Ensuite, rendez la description plus claire.
• Le texto n’a pas les bons mots : changez la Description sur la page SMS, cliquez sur Enregistrer les paramètres, puis refaites un essai. Les changements s’appliquent aux appels qui commencent après l’enregistrement.
• Un patient a répondu au texto : vous ne verrez pas les réponses dans AlloMia. Au besoin, rappelez le patient.