Ce que votre agent IA peut faire pendant un appel

Les personnes qui ont le rôle Utilisateur ou Propriétaire dans le compte de votre clinique peuvent configurer les actions. La plupart des actions se créent une seule fois, sur leur propre page, sous Outils et actions (Tools & Actions si votre tableau de bord s’affiche en anglais) dans le menu de gauche. Ensuite, vous les activez pour chaque agent IA qui doit s’en servir.

Rien ne change pour les patients tant que vous n’avez pas enregistré vos changements.

• Répondre aux questions à partir des documents de la clinique, par exemple sur vos services, vos heures pendant les congés ou le stationnement. Vous choisissez les documents sur la page RAG, sous Outils et actions : c’est la page où vous choisissez les documents que votre agent IA peut lire. Consultez Permettre à votre agent IA de lire les documents de la clinique.
• Transférer l’appel à une personne, par exemple à la réception ou à la ligne des infirmières. Configurez-le sur la page Transfert d’appel, sous Outils et actions. Consultez Transférer les appels à la réception ou à un collègue.
• Transférer l’appel à un autre agent IA, par exemple un agent qui ne fait que prendre les rendez-vous. Configurez-le dans Équipes. Consultez Utiliser plusieurs agents IA ensemble (Équipes).
• Envoyer un texto au patient, par exemple votre adresse et l’information sur le stationnement. Configurez-le sur la page SMS, sous Outils et actions. Consultez Envoyer un texto à un patient pendant un appel.
• Terminer l’appel poliment quand la conversation est finie. Activez l’option Activer la fonction de fin d’appel dans l’onglet Paramètres d’appel de l’agent, puis écrivez l’au revoir dans Message de fin, dans l’onglet Conversation. Consultez Quand l’appelant ne dit plus rien ou qu’un appel s’étire.
• Lire les chiffres que le patient tape sur le clavier de son téléphone, par exemple un numéro de dossier. Activez Entrée clavier dans l’onglet Outils et actions de l’agent. Consultez Activer ou désactiver les actions de votre agent IA.

Votre agent IA peut aussi appeler des patients pour vous, par exemple pour leur rappeler un rendez-vous. Ces campagnes d’appels de rappel et de suivi se configurent à part, sur la page Appels sortants, sous Outils et actions. Consultez Campagnes d’appels de rappel et de suivi.

Votre équipe informatique peut aussi relier votre agent IA aux logiciels de votre clinique : voir Pour votre équipe informatique.

Votre agent IA ne prend pas de messages vocaux. AlloMia n’a pas de boîte vocale : les patients ne peuvent pas laisser de message enregistré à votre équipe. À la place, vous pouvez :

• Transférer l’appel à la réception, pour qu’une personne le prenne. Consultez Transférer les appels à la réception ou à un collègue.
• Laisser votre agent IA prendre les coordonnées du patient : dans les instructions de l’agent, demandez-lui de noter le nom du patient, son numéro de téléphone et la raison de son appel. Après l’appel, vous les trouvez dans la transcription écrite de l’appel et dans son résumé, dans le Journal d’appels. Consultez Rédiger les instructions de votre agent IA et Écouter un appel et lire son résumé.

Pour l’instant, votre agent IA ne peut pas non plus :

• Présenter le patient avant de transférer un appel. L’appel est transféré directement, et la personne qui répond ne reçoit aucun résumé.
• Vous montrer la réponse d’un patient à un texto. Les réponses n’apparaissent pas dans AlloMia.
• Transférer un appel à une personne pendant un essai depuis votre navigateur avec Parler avec l’agent. Pour l’essayer, appelez le numéro de votre clinique avec un téléphone.

Votre agent IA décide seul quand utiliser une action. Il écoute le patient et lit la courte description que vous avez écrite pour chaque action. Chaque description doit donc dire, en mots simples, quand utiliser l’action.

Par exemple, pour transférer les appels à la réception : « Transférer l’appel à la réception quand le patient a une question sur sa facture ou demande à parler à quelqu’un. »

Si l’agent utilise une action au mauvais moment, ou ne l’utilise jamais, rendez sa description plus claire. Vous pouvez aussi nommer l’action dans les instructions de l’agent.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Outils et actions, puis sur la page de l’action : RAG, SMS ou Transfert d’appel.
2. Créez l’action. Donnez-lui un nom court et une description claire qui dit quand l’utiliser.
3. Enregistrez-la avec le bouton en bas à droite de la page.
4. Dans le menu, cliquez sur Agents IA, puis sur votre agent IA dans la liste Mes agents.
5. Cliquez sur l’onglet Outils et actions et activez l’interrupteur à côté de l’action.
6. Cliquez sur Enregistrer les paramètres, en bas à droite.
7. Essayez-la. Consultez Essayer votre agent IA vous-même.