Vos appels en un coup d’œil

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Journal d’appels. La page s’ouvre sur l’onglet Analytiques.
2. En haut à droite, ouvrez le menu Période et choisissez les dates, par exemple 7 derniers jours ou Ce mois-ci. Vous pouvez aussi cliquer sur les dates juste à côté et choisir des jours dans le calendrier. Au départ, vous voyez les 30 derniers jours.
3. Lisez les chiffres dans les cases du haut. Ils sont regroupés sous Voix, Utilisation et Heures de pointe. Le dernier groupe est pour votre gestionnaire.
4. Descendez jusqu’à Tendances d’utilisation pour voir vos appels dans le temps. Cliquez sur Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel. Placez votre souris sur une barre pour voir ses chiffres.

Les dates choisies s’appliquent aussi aux onglets Journal d’appels et Analyse d’appels.

Utilisation

• Total d’appels : le nombre d’appels pris par votre agent IA pendant ces dates. Les appels d’essai faits depuis le tableau de bord sont inclus.
• Total de minutes utilisées : la durée totale de ces appels, en minutes.
• Durée moyenne d’appel : la durée moyenne d’un appel.
• Durée des appels transférés : le total des minutes que les patients ont passées avec votre personnel après que l’agent a passé leur appel à une personne.

Heures de pointe

• Journée la plus occupée : le jour de la semaine qui a reçu le plus d’appels. Le nombre d’appels est affiché dessous.
• Heure de pointe : l’heure de la journée qui a reçu le plus d’appels, par exemple 09:00-10:00, selon le fuseau horaire de votre clinique.
• Jour le plus calme : le jour de la semaine qui a reçu le moins d’appels. Les jours sans aucun appel ne comptent pas.
• Moy. appels/jour : le nombre moyen d’appels par jour. Tous les jours de la période comptent, y compris les fins de semaine et les jours où la clinique était fermée.

Pour l’instant, le jour et le nombre d’appels s’affichent en anglais, par exemple « Monday » et « 25 calls » pour lundi et 25 appels.

Voix

• Agents vocaux actifs et Numéros de téléphone actifs : le nombre d’agents IA et de numéros de téléphone prêts à prendre des appels en ce moment.
• Agents vocaux (total) et Numéros (total) : les mêmes, y compris ceux qui ne sont pas actifs.

Les chiffres de Voix ne changent pas selon les dates. Le dernier groupe de chiffres et le tableau Détails d’utilisation, en bas, concernent le compte de votre clinique : c’est votre gestionnaire qui s’en sert.

• Planifier votre journée : si l’Heure de pointe est 08:00-09:00, beaucoup de patients appellent à l’ouverture. Gardez du temps après cette heure pour les rappeler.
• Après un congé : choisissez les jours où la clinique était fermée pour voir combien de patients ont appelé pendant votre absence. Ouvrez ensuite l’onglet Journal d’appels pour faire un suivi.
• Appels longs : si la Durée moyenne d’appel augmente, écoutez quelques longs appels pour comprendre pourquoi. Consultez Écouter un appel et lire son résumé.

L’onglet Analytiques ne compte pas les appels par raison. Pour savoir, par exemple, combien de patients ont appelé pour prendre un rendez-vous :

1. Cliquez sur l’onglet Journal d’appels.
2. Cliquez sur Filtres. Sous Intention, choisissez Prendre un rendez-vous. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.
3. Regardez en bas de la liste. Dans une ligne comme « Affichage 1 à 10 de 42 entrées », le dernier nombre est le total.

• Les chiffres sont à 0 ou affichent un tiret : il n’y a pas eu d’appel pendant ces dates. Choisissez une période plus large.
• Un appel d’il y a quelques minutes n’est pas compté : rechargez la page dans votre navigateur.