Les informations évoluent avec le temps. La mise à jour des documents garantit que vos agents vocaux fournissent les informations les plus précises et pertinentes, basées sur les procédures, politiques ou détails de produits les plus récents. Des informations obsolètes peuvent entraîner des réponses incorrectes et frustrer les utilisateurs.

Le système n'offre pas de fonctionnalité pour 'modifier le contenu sur place' ou 'remplacer directement le fichier' pour les documents importés. Les mises à jour sont gérées en supprimant le fichier existant et en ajoutant la nouvelle version.

Processus : La méthode standard consiste à supprimer l'ancien document de la base de connaissances, puis à importer la nouvelle version en utilisant le processus d'importation standard.

Suivez ce processus pour mettre à jour un document dans la base de connaissances :

1. Identifiez le document obsolète : Localisez le document que vous devez mettre à jour dans la liste principale 'Documents' de la base de connaissances.
2. Préparez la nouvelle version : Assurez-vous que votre document mis à jour est prêt et enregistré dans un format pris en charge (.docx, .txt, .md).
3. Supprimez l'ancien document : Utilisez l'action 'Supprimer' (icône de corbeille) pour le document obsolète dans la liste. Confirmez la suppression. Cela le retirera également de tous les agents vocaux auxquels il était assigné.
4. Importez le nouveau document : Utilisez l'onglet/la zone 'Importer' dans la section Base de connaissances pour ajouter la nouvelle version de votre fichier.
5. Réassignez aux agents : Accédez à la page de configuration de chaque agent vocal qui a besoin d'accéder à cette information mise à jour. Allez dans leur onglet 'Base de connaissances' et cochez la case pour le document nouvellement importé pour l'assigner. Enregistrez la configuration de l'agent.

Le document nouvellement importé et assigné sera alors utilisé par les agents vocaux configurés.

• Nommage des fichiers : Envisagez d'utiliser des conventions de nommage cohérentes, incluant éventuellement des numéros de version ou des dates (par exemple, 'Procedure_v2.docx'). Bien que vous puissiez modifier le *titre* après l'importation, le nom de fichier original peut être utile comme référence.
• L'attribution aux agents est essentielle : N'oubliez pas que l'importation du nouveau document ne suffit pas ; vous devez explicitement l'assigner aux agents concernés pour qu'ils utilisent le contenu mis à jour.
• Sauvegarde : Il est toujours recommandé de conserver des sauvegardes de documents importants en dehors de la plateforme.