En assignant des documents spécifiques de votre base de connaissances à un agent vocal, vous lui fournissez une source d'informations organisée. Lorsqu'un utilisateur pose une question pour laquelle l'agent n'a pas de réponse préprogrammée, il recherche dans le contenu de ses documents assignés pour trouver des réponses pertinentes.

Cela permet à l'agent de traiter un plus large éventail de questions avec précision, sans nécessiter une programmation explicite pour chaque scénario possible.

L'assignation des documents se fait dans les paramètres de configuration de chaque agent vocal, généralement sous un onglet 'Base de connaissances'.

Vous sélectionnez les documents du référentiel central auxquels cet agent spécifique doit avoir accès. Seuls les documents que vous cochez explicitement et enregistrez dans la configuration de l'agent seront utilisés par cet agent.

(Voir l'article 'Attribution de documents aux agents vocaux' pour les étapes détaillées sur la façon d'assigner des documents.)

Lorsqu'un agent a besoin de consulter ses connaissances pendant un appel, il ne lit pas les documents entiers d'un coup. Au lieu de cela, il utilise des techniques de récupération sophistiquées pour :

1. Rechercher dans le contenu de tous les documents actuellement assignés.
2. Identifier les passages ou fragments de texte les plus pertinents liés à la requête de l'utilisateur ou au contexte actuel de la conversation.
3. Utiliser les informations récupérées pour formuler une réponse appropriée.

L'efficacité de cette récupération dépend de la bonne structuration des documents et de la présence des informations pertinentes dans l'ensemble assigné.

Les agents accèdent toujours à la version actuelle des documents qui leur sont assignés. Il n'y a pas de délai de 'synchronisation' distinct ou de rafraîchissement manuel nécessaire pour les changements de contenu.

Si vous mettez à jour un document en utilisant le processus standard 'supprimer l'ancien / importer le nouveau / réassigner' :

• L'agent cessera d'utiliser l'ancien document dès qu'il sera supprimé et désassigné.
• L'agent commencera à utiliser la nouvelle version du document dès que le nouveau document est importé et assigné à l'agent dans sa configuration.

L'essentiel est de s'assurer que le document correct et mis à jour est assigné à l'agent dans ses paramètres.